Aufgabenbereiche für das Sekretariat

Schreibarbeit:

  • Baugesuche ausfüllen (Formulare),
  • Baubeginnmeldung (Formulare),
  • Vorankündigung (laut Vorlage),
  • Bauende und Erklärungen (laut Vorlage),
  • Ansuchen um Förderungen (laut Vorlage),
  • Werkverträge (laut Vorlage)

Verwaltung e-mail:

  • e-mail lesen und zuordnen,
  • pec-mail kontrollieren und zuordnen,
  • pec-mail versenden,
  • Texte und Pläne, welche über e-mail eingehen: drucken und zuordnen
  • e-mails beantworten (Büroangelegenheiten)

Kontrolle Erledigungen Anfragen

  • Zeitkontrolle Erledigung Anfragen über Telefon oder email an Mitarbeiter

Verträge und Zahlungen

  • Zeitschriften,
  • Strom, Telefon, Gas, Mietvertrag,
  • Daueraufträge, Eingangsrechnungen zahlen,
  • INARCASSA, Versicherungen,
  • benötigte Dienstleistungen (Gastherme, Drucker, Plotter Service)
  • Kontrolle Zahlungen Kunden
  • Kontakt mit Steuerberater

Materialien und Büroangelegenheiten

  • Bestellungen Papierwaren, Putzmittel usw.,
  • Blumen gießen,
  • Termine verwalten,
  • Passwörter verwalten,
  • Empfang,
  • Stunden Mitarbeiter verwalten,
  • Angebote erstellen und verwalten,
  • Verträge erstellen und verwalten,
  • Aufträge verwalten,
  • Kurse + Zertifizierungen,
  • Projekte archivieren,
  • Materialien und Materialunterlagen verwalten und aktualisieren,
  • Sitzungen vorbereiten und nachbereiten,
  • Telefondienst + Telefonate weiterleiten,
  • Verwaltung Spesenvergütung (Parkplatz, Geschäftsführer)
  • Verwaltung Internetseite und facebook,
  • Anfragen Führungen und Publikationen,
  • Behördengänge,
  • elektronische Rechnungen.