Aufgabenbereiche für das Sekretariat
Schreibarbeit:
- Baugesuche ausfüllen (Formulare),
- Baubeginnmeldung (Formulare),
- Vorankündigung (laut Vorlage),
- Bauende und Erklärungen (laut Vorlage),
- Ansuchen um Förderungen (laut Vorlage),
- Werkverträge (laut Vorlage)
Verwaltung e-mail:
- e-mail lesen und zuordnen,
- pec-mail kontrollieren und zuordnen,
- pec-mail versenden,
- Texte und Pläne, welche über e-mail eingehen: drucken und zuordnen
- e-mails beantworten (Büroangelegenheiten)
Kontrolle Erledigungen Anfragen
- Zeitkontrolle Erledigung Anfragen über Telefon oder email an Mitarbeiter
Verträge und Zahlungen
- Zeitschriften,
- Strom, Telefon, Gas, Mietvertrag,
- Daueraufträge, Eingangsrechnungen zahlen,
- INARCASSA, Versicherungen,
- benötigte Dienstleistungen (Gastherme, Drucker, Plotter Service)
- Kontrolle Zahlungen Kunden
- Kontakt mit Steuerberater
Materialien und Büroangelegenheiten
- Bestellungen Papierwaren, Putzmittel usw.,
- Blumen gießen,
- Termine verwalten,
- Passwörter verwalten,
- Empfang,
- Stunden Mitarbeiter verwalten,
- Angebote erstellen und verwalten,
- Verträge erstellen und verwalten,
- Aufträge verwalten,
- Kurse + Zertifizierungen,
- Projekte archivieren,
- Materialien und Materialunterlagen verwalten und aktualisieren,
- Sitzungen vorbereiten und nachbereiten,
- Telefondienst + Telefonate weiterleiten,
- Verwaltung Spesenvergütung (Parkplatz, Geschäftsführer)
- Verwaltung Internetseite und facebook,
- Anfragen Führungen und Publikationen,
- Behördengänge,
- elektronische Rechnungen.